Reporting des wissenschaftlichen Outputs

Informationen zum Berichtswesen, Meldepflicht und Vorgaben der Helmholtz-Gemeinschaft

Die KIT-Bibliothek sammelt und kuratiert alle für das Berichtswesen relevanten Publikationen des KIT. Zentrales Tool ist das institutionelle Repository KITopen. Auf Basis der KITopen-Daten werden die Publikationslisten und statistischen Auswertungen für die Berichte des KIT erstellt. 

Zentrale Meldepflicht für Veröffentlichungen am KIT

Rundschreiben zur Meldung von Veröffentlichungen am KIT

Grundlegende Informationen

Gilt die Meldepflicht für das gesamte KIT?
Ja. Alle mit dem KIT affiliierten wissenschaftlichen Publikationen sind an das Repository KITopen zu melden. Institute, Programme und andere OE können zusätzlich weitere Meldepflichten auf ihren Ebenen einführen.
Was genau ist von der Meldepflicht betroffen?
Sie umfasst alle wissenschaftlichen Veröffentlichungen, die mit dem KIT assoziiert bzw. affiliiert sind. Im Detail umfasst dies die Meldung der bibliographischen Angaben von Zeitschriftenaufsätzen, Proceedingsbeiträgen, Buchaufsätzen, Büchern und Forschungsberichten an die KIT-Bibliothek. Die Lieferung der zugehörigen Volltexte der Veröffentlichungen in Form von PDF-Dateien an KITopen soll erfolgen, sofern diese noch nicht über andere Wege Open Access verfügbar sind und aus rechtlichen Gründen zweitveröffentlicht werden können.
Was ist von der Meldepflicht nicht betroffen?
Vorträge, studentische Arbeiten, Promotionen und Habilitationen sind davon nicht betroffen. Hier gelten die Regelungen der Promotions- und Habilitationsordnung. Auch diese Publikationen können dennoch jederzeit in KITopen nachgewiesen bzw. publiziert werden.
Ist die Meldepflicht rechtlich verbindlich?
Es erfolgen keine Sanktionen, falls die Meldung der bibliographischen Daten sowie die Lieferung der zugehörigen Volltexte an die KIT-Bibliothek unterbleiben.
Erhält das KIT durch die Meldepflicht Rechte an den Publikationen der Forschenden des KIT?
Nein, das KIT sichert sich keine Veröffentlichungsrechte für die Publikationen. Die Freiheit von Forschung und Lehre wird geachtet. Für den Umgang mit schutzwürdigen Belangen ist die Dienstleistungseinheit Innovations- und Relationsmanagement (IRM) einzubinden.

Informationen zur Umsetzung der Meldepflicht

Wie erfolgt die Meldung und Erfassung der Publikationen in KITopen?

Die KIT-Bibliothek sichtet routinemäßig Veröffentlichungen des KIT in Referenzdatenbanken (u.a. Web of Science, Scopus). Daher ist in der Regel ein Großteil Ihrer Publikationen bereits erfasst. Melden Sie uns fehlende Publikationen per E-Mail oder durch Selbsteingabe im Repository KITopen. Volltexte müssen aus rechtlichen Gründen von Ihnen selbst hochgeladen werden.

Tipp: KITopen zeigt Ihnen auf einen Blick alle Forschungsinformationen und Medien, die im Repository erfasst sind. Wir empfehlen, dieses Forschungsprofil aktuell zu halten. Sie profitieren dann von mehreren KITopen-Services und können Ihre Angaben auch in weiteren Forschungsnetzwerken nachnutzen.

Gehen Sie zu KITopen Erfassung & Publikation (Login mit gültigem KIT-Account). Danach haben Sie folgende Optionen:

  1. Prüfen eigener Medien auf korrekte Zuordnung
  2. Upload und Erfassung eigener Medien
  3. Upgrade eigener Medien um weitere Forschungsinformationen
  4. Vernetzen des eigenen Forschungsprofils mit internationalen Standards
  5. Nutzen der Services für das HGF-Reporting
Wie werden meine Publikationsmeldungen bearbeitet?
Die KIT-Bibliothek bietet einen zentralen Service für Publikationserfassungen an. Falls Sie uns entsprechende Listen zusenden, gilt für deren Bearbeitung folgende Priorisierung:
  1. Bibliographische Daten der unmittelbar berichtsrelevanten Jahre (letzte drei Veröffentlichungsjahre).
  2. Volltexte der unmittelbar berichtsrelevanten Jahre (letzte drei Veröffentlichungsjahre) mit vorliegenden Publikationsoptionen (z.B. mit Creative-Commons-Lizenzen,Zeitschriftenaufsätze mit Open-Access-Verlagspolicy), aber nur sofern vereinbart ist, dass der Volltextupload durch die KIT-Bibliothek erfolgen soll.
  3. Bibliographische Daten von Publikationen ab 2010 (Berichtszeit KIT).
  4. Alle restlichen bibliographischen Daten der Literaturlisten.

Weitere Volltexte müssen durch die Forschenden selbst oder durch Verantwortliche in den Instituten (nach Vereinbarung) importiert werden.

Lieferung der Volltexte – wie unterstützt mich die KIT-Bibliothek dabei?
Nicht jeder Volltext muss der KIT-Bibliothek geliefert werden, da viele Publikationen bereits über andere Wege Open Access verfügbar gemacht wurden. Die KIT-Bibliothek recherchiert dies regelmäßig und erfasst die Volltexte in KITopen.
Was heißt Lieferung der Volltexte "gemäß der Open-Access-Richtlinie der Helmholtz-Gemeinschaft entsprechend der Vorgaben des KIT"?
Die Helmholz-Gemeinschaft fordert ihre Forschenden auf, die Publikation im Verlagslayout ("Verlagsausgabe") oder das "final draft" ("begutachtetes Manuskript" bzw. "Postprint") Open Access zur Verfügung zu stellen. Manche Verlage erlauben dies nur mit bestimmten Veröffentlichungssperren („Embargos"). Beim Upload der jeweiligen Volltexttypen in KITopen werden bei Verlagspublikationen rechtliche Optionen der Zweitveröffentlichung und eventuelle Embargovorgaben angezeigt.
Was mache ich, wenn ich die Datei des Postprints/begutachteten Manuskripts nicht mehr habe?
Kein Problem: Wir bieten dafür einen Extra-Service an. Übermitteln Sie uns das finale PDF zur weiteren Bearbeitung durch die KIT-Bibliothek.
Wie rechtssicher ist eine Zweitveröffentlichung im zentralen Repository KITopen?
Die KIT-Bibliothek vertraut darauf, dass Sie beim Publizieren verantwortlich mit Ihren Autorenrechten umgehen. Falls Sie sich bei Verlagspublikationen über Ihre rechtlichen Optionen nicht sicher sind, erhalten Sie im Upload-Dialog über eine "Ampelanzeige" Hinweise.
  • Bei Zeitschriftenaufsätzen haben die Open-Access-Initiativen und die Rechtsprechung der letzten Jahre dazu geführt, dass Sie Ihren Artikel unter bestimmten Bedingungen rechtssicher zweitveröffentlichen können ("grüne Ampel").
  • Bei Proceedingsbeiträgen und Buchaufsätzen zeigt Ihnen die "grüne Ampel" die Mindestanforderungen der Helmholtz-Gemeinschaft an.
  • Zur Absicherung Ihrer Rechtssicherheit erbittet die KIT-Bibliothek im Falle einer "gelben" oder "roten" Ampel zusätzliche Angaben bezüglich individueller, mit dem Verlag ausgehandelter Veröffentlichungsrechte.
Muss ich als Wissenschaftlerin bzw. Wissenschaftler alles selbst machen?
Die KIT-Bibliothek bietet die Möglichkeit, dass die Erfassung der Publikationen sowie der Upload von Volltexten zentral über Verantwortliche in den Instituten erfolgen kann, um die Forschenden zu entlasten. Sprechen Sie uns an: Team KITopen

Open-Access als Indikator für das HGF-Berichtswesen am KIT

Das KIT fordert seine Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler sowohl in seiner Open-Access-Grundsatzposition als auch über die Open-Access-Komponente der zentralen Meldepflicht für Veröffentlichungen dazu auf, ihre Artikel Open Access zugänglich zu machen.
Zudem ist der Open Access-Anteil des Forschungsoutputs einer Helmholtz-Einrichtung ein Indikator im Rahmen der Berichterstattung der Helmholtz-Gemeinschaft, etwa bei der programmorientierten Förderung (PoF) und den Zentrenfortschrittsberichten.

Wie erfasse ich die POF-Nummer meiner Publikation in KITopen?
Das Feld PoF-Strukur erfasst die führende Vorhabensnummer für die HGF-Berichterstattung:
  • Die Eingabe der 6-stelligen Vorhabensnummer ist Pflicht.
  • Das Feld darf von allen KITopen-Nutzenden erstmalig belegt werden. Sobald ein Eintrag erfolgt ist, können Änderungen nur noch innerhalb der PoF-Struktur erfolgen.
  • Programmübergreifende Änderungen dürfen grundsätzlich nur nach Absprache mit den jeweiligen Programmverantwortlichen erfolgen. Sie können einen Änderungswunsch auch direkt aus KITopen auslösen. Je nach Entscheidung der Programmverantwortlichen wird das Feld für neue Einträge frei gegeben oder nicht.
  • Die inhaltliche Verantwortung haben die Programmverantwortlichen inne, die die Belegung des Feldes prüfen und für die HGF-Berichterstattung finalisieren. In der Trefferliste erscheint für alle ersichtlich ein grüner Haken.
Kann ich in KITopen „Erfassung & Publikation“ nach einer bestimmten PoF-Nummer suchen?
Bei Auswahl eines Programms oder Topics erhalten Sie alle Publikationen, deren Vorhabensnummer mit der ausgewählten PoF-Struktur beginnt.
  • Suche über alle Unterstrukturen: Die Publikationen zur ausgewählten PoF-Struktur werden unabhängig von der PoF-Periode angezeigt.
  • Suche über alle PoF-Perioden: In der Suchmaske haben Sie mehrere Möglichkeiten der Suche nach PoF-Strukturen.
  • Die Suchoptionen sind kombinierbar: Die Publikationen zur ausgewählten PoF-Struktur werden unabhängig von der Leistungskategorie angezeigt.
  • Suche über alle Leistungskategorien: Die Publikationen zur eingegebenen Vorhabensnummer werden sowohl im Attribut "PoF-Struktur" als auch im Attribut "weitere PoF-Strukturen" gesucht.
  • Suche auch in "Weitere PoF-Strukturen": Die Publikationen zur eingegebenen Vorhabensnummer werden nur im Attribut "weitere PoF-Strukturen" gesucht.
Wichtige Informationen für Programmverantwortliche
Sie haben bei Publikationen, die dem eigenen Programm zugeordnet sind, für die Verwaltung des Feldes "PoF-Struktur" erweiterte Rechte:
  • Sie können den Inhalt des Feldes "PoF-Struktur" löschen.
  • Sie können den Inhalt des Feldes "PoF-Struktur" abändern.
  • Programmübergreifende Änderungen dürfen nur nach Absprache mit Ihnen erfolgen.
  • Sie erhalten dazu u.a. auch Anfragen per E-Mail aus KITopen. Wenn Sie dem Antrag folgen möchten, müssen Sie die bisherige PoF-Struktur löschen und den Antragsstellenden und ggf. die KIT-Bibliothek informieren, dass nun ein Neueintrag in diesem Feld erfolgen kann.
  • Sobald die Diskussion um die korrekte Zuordnung von PoF-Strukturen abgeschlossen ist und diesbezüglich die verbindlichen Absprachen mit SEK und der HGF erfolgt sind, sollten Sie für Ihr Programm in KITopen das Feld "finalisieren". Dann sind auch Änderungen innerhalb des Programms ohne Rücksprache mit Ihnen nicht mehr möglich. Sie können diesen Status aber wieder freigeben. Langfristig soll durch den Prozess des Finalisierens sichergestellt werden, dass die Kennzahlen aus KITopen für die Forschungsberichte verlässlich sind.

Reporting

Kontakt per E-Mail an: reporting∂bibliothek.kit.edu

Repository KITopen

Kontakt telefonisch unter +49 721 608-41337 oder per E-Mail an: KITopen∂bibliothek.kit.edu

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