FAQ

Hier finden Sie häufig gestellte Fragen und Antworten zur Erfassung und Publikation in KITopen.
Collage. Fotos und Grafik: KIT

Inhalt

sprungmarken_marker_3583

  Alle aufklappen | Alle zuklappen

Allgemeine Fragen zur Erfassung & Publikation

Was ist "KIT-Tagging" und wie kann ich es für meine Zwecke nutzen?

Mit "KIT-Tagging" können Sie bzw. Ihr Institut Ihre Publikationen mit eigens ausgewählten Schlagwörtern bzw. Tags auszeichnen und so individuell nach bestimmten Kriterien sortieren, sei es in der Suche in KITopen Erfassung & Publikation oder für die Aufbereitung einer KITopen-Publikationsliste für Ihre Webseite. Diese Tags werden ausschließlich zur internen Kennzeichnung verwendet und werden nicht öffentlich im KITopen-Katalog angezeigt.

Bei der Neuerfassung einer Publikation in KITopen Erfassung & Publikation können Sie Tags im Datenfeld "KIT-Tagging" eintragen. Wenn Sie bereits im Vorfeld Tags vergeben haben, können Sie über das Dropdown-Menü oder über Eintippen des Begriffs nach ihnen suchen. Wenn Sie einen neuen Tag vergeben möchten, dann tragen Sie ihn in das Feld ein und bestätigen mit der Enter-Taste - der neue Tag wird dann dauerhaft gespeichert und kann bei einer weiteren Erfassung aus der Liste ausgewählt werden.

Warum wird meine Publikation nicht über die vorgefertigten Suchanfragen in KITopen Erfassung & Publikation als Treffer angezeigt?

Die vorgefertigten Suchoptionen im KITopen Erfassung & Publikation durchsuchen die Datenbank u.a. anhand der Namensform, mit der Sie sich in KITopen registriert haben (via Ihrem KIT-Account). Ein häufiger Grund dafür, dass Ihre Publikation nicht abgefragt wird, ist, dass bei der Erfassung Ihr Name im Datenfeld „Verfasser“ nicht korrekt eingetragen wurde; das System kann dann diese Publikation nicht mit Ihrer in KITopen registrierten Namensform in Übereinstimmung bringen.

Bitte melden Sie uns per E-Mail die Publikation, die über die vorgefertigten Suchanfragen nicht gefunden wird; wir ermitteln dann den Grund und korrigieren alle Fehler, die eine Zuordnung verhindern. Alternativ können Sie in KITopen Erfassung & Publikation auch jederzeit über die Option „Suchmaske“ eine manuelle Suche nach der fraglichen Publikation starten.

Warum kann ich mich nicht in KITopen einloggen?

Generell ist ein Zugang zu KITopen für alle Mitarbeitenden des KIT möglich; das gilt allerdings nicht für Studierende des KIT und für Mitarbeitende anderer kooperierender Einrichtungen wie der Hochschule Karlsruhe (HKA) oder der Dualen Hochschule Baden-Württemberg (DHBW)! Der Zugang erfolgt über Ihren KIT-Account, mit der Eingabe der mit diesem Account verknüpften Zugangsdaten. Die Anmeldung zu KITopen Erfassung & Publikation erfolgt über diese Seite.

Bitte beachten Sie, dass eine Anmeldung nicht möglich ist, wenn Ihr Account einer anderen Personengruppe als die der Mitarbeitenden zugeordnet ist (Studierende, Gäste, Partner). In solchen und anderen Fällen, bei denen eine Anmeldung nicht möglich ist, wenden Sie sich bitte telefonisch oder per E-Mail an das KITopen-Team, damit wir Login-Probleme lösen können bzw. wenn Sie einer anderen Personengruppe als die der Mitarbeitenden angehören, wir Ihnen dennoch Zugang gewähren können.

Warum kann ich in meinem Publikationseintrag beim Ändern oder Nachtragen von bibliografischen Daten auf die Attribute bestimmter Datenfelder nicht zugreifen?

Einige Datenfelder wurden bewusst nicht für eine nachträgliche Änderung durch unsere Nutzerinnen und Nutzer freigegeben. Wenn Sie in KITopen Erfassung & Publikation über die Option „Publikation ändern“ in den Änderungsmodus wechseln, dann werden Ihnen oben alle Attribute aufgelistet, die Sie ändern oder neu besetzen dürfen. Wenn Sie andere Attribute korrigieren oder ergänzen möchten, dann können Sie über die Option „Änderungswunsch“ (diese Option befindet sich unterhalb der aufgelisteten Attribute) eine Nachricht mit den gewünschten Korrekturen/Ergänzungen an das KITopen-Team senden; wir erledigen dann die Arbeit für Sie.

Ich möchte meine studentische Abschlussarbeit veröffentlichen. Wie geht das?

Studierende haben über ihren KIT-Account leider keinen Zugriff auf KITopen. Sofern Sie nicht mittlerweile am KIT als Mitarbeiter/in beschäftigt sind, fragen Sie die betreuende Person Ihrer Abschlussarbeit am KIT, ob sie/er die Erfassung in KITopen Erfassung & Publikation für Sie übernehmen kann. Diese Person kann dann über die Erfassungsmaske, durch die Auswahl des Publikationstyps „Hochschulschrift“, die bibliografischen Daten zu Ihrer Abschlussarbeit erfassen und anschließend den Volltext Ihrer Arbeit (als PDF) hochladen.

Wichtig: Beim Upload Ihrer Abschlussarbeit muss uns bestätigt werden, dass sowohl Sie selbst, als auch die Person, die Ihre Arbeit am KIT betreut hat, der Veröffentlichung über KITopen zustimmt.

Falls Sie (oder die betreuende Person) Ihre Abschlussarbeit nicht erfassen und veröffentlichen können, dann übernimmt das KITopen-Team gerne diesen Vorgang. Da in so einem Fall aber die im vorherigen Paragrafen geschilderte Bestätigung nicht online abgegeben werden kann, müssen Sie zuerst schriftlich ein Erklärungsformular ausfüllen und es dem KITopen-Team zusenden, bevor wir für Sie Ihre Abschlussarbeit erfassen und veröffentlichen können. Dieses Formular erhalten Sie von uns, wenn Sie uns bzgl. der Erfassung Ihrer Arbeit telefonisch oder per E-Mail kontaktieren.

Kann ich meine Publikation als Volltext in KITopen veröffentlichen?

Wenn Sie Ihre Publikation nicht bereits anderswo veröffentlicht haben, können Sie sie jederzeit über KITopen Erfassung & Publikation, zusammen mit den bibliografischen Daten, Open Access erstveröffentlichen. Wenn Sie sie bereits über einen Verlag veröffentlicht haben, dann ist, abhängig von Verlagspolicies und Urheberrecht, unter Umständen dennoch eine Zweitveröffentlichung in KITopen möglich. Wir haben für den Upload in KITopen verschiedene Workflows eingerichtet, die es Ihnen erleichtern sollen zu ermitteln, ob Sie Ihre Publikation, die Sie bei einem bestimmten Verlag/einer bestimmten Zeitschrift bereits erstveröffentlicht haben, in KITopen zweitveröffentlichen dürfen. Im Hintergrund arbeitende Schnittstellen prüfen die rechtlichen Gegebenheiten und zeigen visuell, in Form eines „Ampelsystems“ an, ob ein Upload Ihres Volltexts in der Verlagsversion gültig wäre – oder ob, wenn letzteres nicht möglich ist, stattdessen das Hochladen in Form einer Manuskriptversion (Preprint, Postprint) angestrebt werden kann. Mehr zu diesen Workflows finden Sie in dieser Broschüre.

Generell gilt: Wenn Sie sich unsicher sind, ob und unter welchem Volltexttyp ein Upload Ihrer Publikation möglich ist, dann zögern Sie nicht und laden Sie den Volltext dennoch hoch! Das KITopen-Team prüft jeden Upload, bevor er zur Veröffentlichung in unserem Online-Katalog freigegeben wird. Sie können uns auch jederzeit im Vorfeld telefonisch oder per E-Mail kontaktieren.

Was ist der Unterschied zwischen der KITopen-Lizenz und einer Creative-Commons-Lizenz?

Die KITopen-Lizenz ist die restriktivste Möglichkeit, Ihren Volltext bzw. Ihre Mediendatei zu veröffentlichen, da sämtliche Rechte bei Ihnen liegen und lediglich ein dauerhaftes, einfaches Nutzungsrecht für die Publikation in KITopen eingeräumt wird. Mit einer Creative-Commons-Lizenz erweitern Sie die Optionen für die Nachnutzung: Die Urheberrechte verbleiben weiterhin bei Ihnen, aber Sie räumen zusätzlich Rechte zur Nachnutzung ein, die über KITopen hinausgehen. So darf bei allen Creative-Commons-Lizenzmodellen Ihr Dokument geteilt werden, was bei der KITopen-Lizenz nicht der Fall ist. Anhand der Creative-Commons-Lizenz können andere Personen sofort erkennen, wie das Dokument genutzt werden darf, dadurch kann eine schnellere Verbreitung erfolgen.

Weitere Informationen finden Sie auf unserer Webseite, unter dem Punkt „Hinweis für das Publizieren: Lizenzen in KITopen“.

Ich möchte meine Dissertation veröffentlichen (Pflichtabgabe).
  • Kann ich mich auch ohne KIT-Account einloggen?

    Ja, Promovierende können einen alternativen Zugang nutzen. Bitte wählen Sie auf der Einstiegsseite zu KITopen Erfassung & Publikation den Button „Zugang für Promovierende ohne KIT-Account“. 


    Sie erhalten ein Online-Anmeldeformular, nachdem Sie Ihre Daten gespeichert haben, schicken wir Ihnen eine Einladung zu. (Die Einladung wird nicht automatisch, sondern persönlich durch das Team KITopen verschickt, es kann u. U. also etwas dauern, bis Sie die Einladung erhalten.) Sobald Sie die Einladung angenommen haben, erhalten Sie eine weitere E-Mail, mit welcher Sie ein Passwort generieren können. Achtung: Diese E-Mail landet manchmal im Junk-Ordner, bitte prüfen Sie ggf. dort! Anschließend können Sie sich mit E-Mail-Adresse und Passwort in KITopen einloggen.

  • Muss ich außer der PDF-Datei noch andere Dokumente einreichen?

    Nein, außer der PDF-Datei müssen i. d. R. keine weiteren Dokumente eingereicht werden. Die Bestätigung, dass die eingereichte Dissertation mit der durch die Gutachter genehmigten Fassung übereinstimmt, erteilen Sie online beim Hochladen Ihrer Dissertation.

  • Wird die Fakultät über die Veröffentlichung meiner Dissertation informiert?

    Ja, nach der Veröffentlichung schicken wir per E-Mail eine Bestätigung ans zuständige Dekanat. Zusätzlich wird eine gedruckte Bescheinigung verschickt.

  • Wie lange dauert die Veröffentlichung meiner Dissertation?

    Nachdem Sie Ihre PDF-Datei in KITopen hochgeladen haben, prüfen wir Ihre Dissertation und geben Ihnen i. d. R. innerhalb einer Woche eine Rückmeldung per E-Mail. Wenn wir keine Rückfragen haben, wird die Dissertation innerhalb dieser Zeit veröffentlicht und Sie erhalten eine Veröffentlichungs-Bestätigung per E-Mail. Das zuständige Dekanat wird über die erfolgte Veröffentlichung informiert. Falls sehr viele Dissertationen gleichzeitig eingehen (erfahrungsgemäß vor dem Sommerurlaub im Juli/August und vor Weihnachten), kann es zu längeren Wartezeiten kommen. Wir bitten um Verständnis.

  • Meine Dissertation soll nicht sofort veröffentlicht werden, sondern erst in einem halben Jahr oder später. Geht das?

    Ja, Falls die Dissertation aufgrund einer Patentanmeldung oder der Veröffentlichung in einer Zeitschrift nur zeitlich verzögert veröffentlicht werden darf, kann ein Antrag auf Veröffentlichungssperre gestellt werden. Die Metadaten der Dissertation werden sofort in KITopen veröffentlicht, der zugehörige Volltext erst nach Ablauf der Sperrfrist. Die Doktorurkunde wird trotz Sperrvermerk in der Regel sofort ausgestellt (bei Verwendung einer älteren Promotionsordnung bitte mit der Fakultät klären).

Wie groß dürfen meine Forschungsdaten sein?

Aus praktischen Gründen beschränken wir die maximale Größe eines Datensatzes auf 180GB. Die Summe der Dateigrößen der einzelnen Dateien darf diese Grenze also nicht überschreiten. Zur besseren Nutzbarkeit trägt auch bei, nicht zu viele einzelne Dateien in einem Datensatz unterzubringen. Wird eine ZIP-Datei hochgeladen, wird diese (auf Wunsch) nur dann entpackt, wenn nicht mehr als 6000 Dateien enthalten sind und diese in Summe nicht größer als 180GB sind.

Daten, die größer als 180GB sind, können auf mehrere Datensätze verteilt und miteinander verlinkt werden. Pro Datensatz wird ein DOI erzeugt. Wenn Sie sehr viele Dateien haben (> 6000) können diese logisch gruppiert werden. z. B. in ZIP-Dateien oder anderen Archivformaten. Unterordner sind zur Reduzierung der Dateianzahl ungeeignet.

Kann eine bereits veröffentlichte Publikation ausgetauscht werden?

Um die Persistenz und Zitierfähigkeit unserer Datenbank zu bewahren, werden bereits in KITopen veröffentlichte Publikation in aller Regel nicht einfach ausgetauscht bzw. durch eine neue Version ersetzt. Wir ermöglichen aber die Veröffentlichung einer neuen Version über den bereits in KITopen erfassten Metadateneintrag. Über diese Version können Sie Ihre korrigierte Fassung hochladen; im KITopen-Katalogeintrag Ihrer Publikation werden dann sowohl die alte als auch die korrigierte Version angezeigt und zum Download angeboten. Auf Wunsch kann der Zugriff auf die alte Version auch gesperrt werden; diese Version bleibt aber, zum Zweck der Nachvollziehbarkeit, weiterhin auf dem Katalogeintrag sichtbar.

Bitte kontaktieren Sie uns per E-Mail, wenn Sie eine korrigierte oder ergänzte Version Ihrer Publikation veröffentlichen möchten.

Können in KITopen auch mathematische Formeln und Symbole dargestellt werden?

KITopen Erfassung & Publikation unterstützt die Auszeichnungssprache LaTeX, allerdings nicht vollständig, sondern nur ihren sogenannten Mathematikmodus, der eine Auszeichnung und Darstellung von mathematischen Formeln und Symbolen für die Metadaten in unserem KITopen-Katalog ermöglicht. Ein genereller Textsatz (Formatierungen, Typesetting etc.), wie er in TeX/LaTeX-Software möglich ist, wird nicht unterstützt. Die Verwendung des Mathematikmodus von LaTeX bei der Erfassung ist auch nur in bestimmten Datenfeldern möglich. Diese sind aber über ein entsprechendes Symbol gekennzeichnet – und über einen Klick auf das Icon erhalten Sie eine Auflistung der im Mathematikmodus möglichen Auszeichnungsbefehle.

Beachten Sie aber auch bitte, dass eine Darstellung von nach LaTeX ausgezeichneten Formeln und Symbolen nur in KITopen sowie den Online-Katalogen der KIT-Bibliothek garantiert werden kann. Eine funktionierende Darstellung von LaTeX-Auszeichnungen in Suchmaschinen oder in externen Datenbanken und Repositorien, die Metadaten von KITopen weiterverwenden, hängt von den Funktionalitäten dieser Plattformen ab und kann von uns entsprechend nicht beeinflusst werden.

Erfassung von Audio- & Videodateien

Können in KITopen Audio- oder Videodateien veröffentlicht werden?

Ja, über KITopen Erfassung & Publikation können Sie auch Audio- und Videodateien erfassen und diese publizieren, wobei Sie den Zugriff auf Ihre Medieninhalte verschiedentlich begrenzen können (z.B. auf den KIT-Campus beschränken oder weltweit verfügbar machen). Über einen eingebetteten Link können Sie Ihre Inhalte auch auf Ihrer KIT-Webseite einbinden. Über das KITopen-Medienportal können sämtliche in KITopen veröffentlichten Medieninhalte recherchiert und wiedergegeben werden. Eine Anleitung zur Erfassung und Publikation von Audio- und Videodateien in KITopen finden Sie hier.

Wie binde ich Videos auf meiner Homepage ein?

Alle Audio- und Videodateien erhalten automatisch einen Einbettungscode in verschiedenen Auflösungen, den Sie zum Einbinden in Webseiten verwenden können. Den Einbettungscode können Sie im KITopen-Medienportal in der Vollanzeige der Mediendatei im Tab „Export“ abrufen:

Wurde beim Upload der Mediendatei die Nutzungsoption „Direkt-Link zum Medienobjekt“ gewählt, wird zusätzlich die Mediathek-URL angezeigt, mit welcher der Beitrag über Open Text in eine Mediathek im Corporate Design eingebunden werden kann:

KITopen-Katalog & -Publikationslisten

Wie finde ich Publikationen, deren Volltext nicht in KITopen verfügbar ist?

In KITopen sollen alle Publikationen der KIT-Wissenschaftler/innen nachgewiesen werden. Deshalb gibt es auch Nachweise von Publikationen ohne Volltext. Falls die gesuchte Publikation nicht als Volltext in KITopen, aber z. B. als gedruckte Ausgabe am KIT vorhanden und im KIT-Katalog Classic nachgewiesen ist (der KIT-Katalog Classic verzeichnet im Unterschied zum KITopen-Katalog den tatsächlichen „physischen“ Bestand), wird im KITopen-Katalog ein interner Link angezeigt:

  • Durch Klick auf „Ausleihe“ gelangen Sie zum KIT-Katalog Classic und können die gesuchte Publikation über die angegebenen Standortdaten ausleihen. Haben Sie die Literatur nicht direkt im KITopen-Katalog gesucht, sondern z. B. über Suchmaschinen gefunden, müssen Sie zunächst rechts oben den Button „Suche im KITopen-Katalog“ anklicken. 

  • Wird „Bestandssuche“ angezeigt, wurde kein direkter Treffer im KIT-Katalog Classic gefunden, zumeist ist aber die Zeitschrift / das Buch / die Schriftenreihe, in der die gesuchte Publikation enthalten ist, am KIT vorhanden und kann eingesehen werden.
  • Wird der Button „Fernleihe“ angezeigt, wurde die gesuchte Literatur nicht gefunden und kann über Fernleihe bestellt werden.

Bei manchen Publikationstypen wird kein interner Link angezeigt, das betrifft vor allem Vorträge oder Poster. Diese sind generell nicht im Bestand der KIT-Bibliothek vorhanden. Ist kein elektronischer Volltext vorhanden, kann in diesem Fall die Literatur auch nicht in anderer Form oder über Fernleihe zur Verfügung gestellt werden. In diesem Fall empfiehlt sich eine Kontaktaufnahme mit dem Verfasser oder Institut, das als zugehörige Institution angezeigt wird.

Warum erscheint meine Publikation nicht auf meiner Webseite (KITopen-Publikationslisten)?

Ob eine bestimmte Publikation korrekt auf der KITopen-Publikationsliste - die über den Webmaster Ihres Instituts auf Ihrer Webseite eingebunden wurde - ausgegeben wird, hängt maßgeblich von zwei Kriterien ab: 1. Der Webmaster hat bei der Erstellung der Publikationsliste alle notwendigen Kriterien definiert, über die ein korrekter Abgleich zwischen der Liste und KITopen erfolgen kann, so dass alle Ihre Publikationen auch auf Ihrer Liste erscheinen werden. 2. Ihre Publikationen wurden korrekt in KITopen erfasst, so dass sie anhand der vorgegebenen Kriterien auf die Liste übertragen werden können.

Welches Kriterium im Falle einer fehlenden Publikation nicht erfüllt wurde, hängt vom Einzelfall ab und muss von uns individuell geprüft werden. Bitte melden Sie uns diesen Fall/diese Fälle per E-Mail und geben Sie dabei die URL der Webseite an, auf der Ihre KITopen-Publikationsliste eingebunden ist und nennen Sie uns die fehlende(n) Publikation(en).

Eine über die Suchanfrage / über meine KITopen-Publikationsliste angezeigte Publikation gehört nicht zu meinen Veröffentlichungen. Wie kann ich sie entfernen?

Wenn in KITopen eine Publikation erfasst wird, dann müssen im Datenfeld „Verfasser“ alle an einer Publikation beteiligten Autorinnen und Autoren genannt werden, auch wenn sie nicht am KIT angestellt sind. Dies erhöht die Chance entsprechend, dass das System - über die vorgefertigten Suchoptionen oder über eine KITopen-Publikationsliste – Ihnen fälschlicherweise eine Publikation einer Namensvetterin/einem Namensvetter zuordnet. Bitte melden Sie uns per E-Mail die falsch zugeordnete Publikation und wir sorgen dafür, dass sie Ihnen in Zukunft nicht mehr angezeigt wird.

KITopen und ORCID

Was ist ORCID?

ORCID ist ein international anerkannter Identifikator für Forschende, der zum einen die Sichtbarkeit der Forschenden erhöht und zum anderen einen Non-Profit-Forschungsprofildienst als Alternative zu kommerziellen Diensten (Google Scholar etc.) anbietet. Mehr.

Wozu brauche ich eine ORCID ID am KIT?

Die Bibliothek sammelt aus verschiedenen Datenbanken und Referenzsystemen regelmäßig Forschungsergebnisse des KIT. Forschende am KIT profitieren von einer ORCID-ID, da dadurch die Verzeichnung Ihrer Medien in KITopen spürbar verbessert wird. Der Datenabgleich erfolgt dann anhand der international verwendeten ORCID-ID. In KITopen werden anhand der persönlichen ORCID-IDs Publikationen, Vorträge, Forschungsdaten, Open Educational Resources (OER) und andere Forschungsinformationen den betreffenden Forschenden direkt zugeordnet.

Was bringt mir eine ORCID ID für die Sichtbarkeit meines Forschungsoutputs?

KITopen macht Ihre Forschung weltweit sichtbar und kooperiert dafür mit dem internationalen Forschungsprofildienst ORCID. Dazu ist eine Rechteübertragung an KITopen erforderlich, die beinhaltet, dass Ihr ORCID-Profil um die in KITopen erfassten Forschungsinformationen aktualisiert wird. Der Service wird darauf aufbauend sukzessive ausgebaut.

Welche Rechte übertrage ich an KITopen?

Durch die Rechteübertragung erkennen Sie KITopen als "trusted" an. Sie erteilen die Rechte "read limited", damit KITopen die sichtbaren Informationen Ihres ORCID-Profils lesen und weiterverwenden kann. Außerdem erteilen Sie die Rechte "update biography" und "upadate activities", damit KITopen Ihr ORCID-Profil um weitere Informationen aus dem KIT aktualisieren darf.

Kontakt und weiterführende Informationen