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Team KITopen
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Gesamtorganisation und Institutsabsprachen: S. Benz
+49 721 608-43128

Informationen zur Meldung von Veröffentlichungen am KIT

Alle wissenschaftlichen Veröffentlichungen, die in Verbindung mit dem KIT entstanden sind, sollen einheitlich erfasst und dargestellt werden.

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Zentrale Meldepflicht für Veröffentlichungen am KIT

Rundschreiben zur Meldung von Veröffentlichungen am KIT

 

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Grundlegende Informationen

Was bezweckt die zentrale Meldepflicht von Veröffentlichungen?
Das KIT strebt den zentralen Nachweis des gesamten Forschungsoutputs an und möchte aus diesem Grund alle Publikationen seiner Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler zentral im Repository KITopen nachweisen. Zusätzlich sollen die Forschungsleistungen nach den Prinzipien des Open Access weltweit im Internet frei verfügbar sein.
Gilt die Meldepflicht für das gesamte KIT?
Ja. Alle wissenschaftlichen Publikationen sind an das Repository KITopen zu melden. Institute, Programme und andere OE können zusätzlich weitere Meldepflichten auf ihren Ebenen einführen.
Was ist von der Meldepflicht genau betroffen?
Sie umfasst alle wissenschaftlichen Veröffentlichungen, die mit dem KIT assoziiert bzw. affiliiert sind. Im Detail umfasst sie die Meldung der bibliographischen Angaben von Zeitschriftenaufsätzen, Proceedingsbeiträgen, Buchaufsätzen, Büchern und Forschungsberichten an die KIT-Bibliothek. Die Lieferung der zugehörigen Volltexte der Veröffentlichungen in Form von PDF-Dateien soll erfolgen, sofern diese noch nicht über andere Wege Open Access verfügbar sind und aus rechtlichen Gründen in KITopen zweitveröffentlicht werden können.
Was ist von der Meldepflicht nicht betroffen?
Vorträge, Studentische Arbeiten, Promotionen und Habilitationen sind davon nicht betroffen. Hier gelten die Regelungen der Promotions- und Habilitationsordnung. Sie können aber dennoch jederzeit in KITopen nachgewiesen bzw. publiziert werden.
Ist die Meldepflicht rechtlich verbindlich?
Es erfolgt keine Sanktion, falls die Meldung der bibliographischen Daten sowie die Lieferung der zugehörigen Volltexte an die KIT-Bibliothek unterbleiben.
Erhält das KIT durch die Meldepflicht Rechte an den Publikationen der Forschenden des KIT?
Nein, das KIT sichert sich keine Veröffentlichungsrechte für die Publikationen. Freiheit von Forschung und Lehre wird geachtet. Für den Umgang mit schutzwürdigen Belangen ist die Dienstleistungseinheit Innovations- und Relationsmanagement (IRM) einzubinden.

 

Informationen zur Umsetzung

Wie erfolgt die Meldung und Erfassung der Publikationen in KITopen?

Die KIT-Bibliothek sichtet routinemäßig Veröffentlichungen des KIT in Referenzdatenbanken (u.a. Web of Science, Scopus). Daher ist in der Regel ein Großteil Ihrer Publikationen bereits erfasst. Melden Sie uns fehlende Publikationen per E-Mail, Post oder durch Selbsteingabe im Repository KITopen. Volltexte müssen aus rechtlichen Gründen selbst hochgeladen werden. Bitte beachten Sie, dass KITopen noch über keine Anbindung an Personendaten des KIT verfügt und daher im Einzelfall Korrekturen erforderlich sind.

Tipp: Überprüfen Sie in nur zwei Schritten die Vollständigkeit Ihrer Literaturliste:

  • Login im Tool   KITopen Erfassung & Publikation mit gültigem Bibliotheksausweis
  • Auswahl der vordefinierten Suchanfrage "Meine Publikationen anzeigen" und ggfs Ergänzungen durchführen.
Wie werden meine Publikationsmeldungen bearbeitet?

Die KIT-Bibliothek bietet einen zentralen Service für Publikationserfassungen an. Falls Sie uns entsprechende Listen zusenden, gilt für deren Bearbeitung folgende Priorisierung:

  1. Bibliographische Daten der unmittelbar berichtsrelevanten Jahre (letzte drei Veröffentlichungsjahre).
  2. Volltexte der unmittelbar berichtsrelevanten Jahre (letzte drei Veröffentlichungsjahre) mit vorliegenden Publikationsoptionen (z.B. mit Creative-Commons-Lizenzen, Zeitschriftenaufsätze mit Open-Access-Verlagspolicy), aber nur sofern vereinbart ist, dass der Volltextupload durch die KIT-Bibliothek erfolgen soll.
  3. Bibliographische Daten von Publikationen ab 2010 (Berichtszeit KIT).
  4. Alle restlichen bibliographischen Daten der Literaturlisten.

Weitere Volltexte müssen durch die Forschenden selbst oder durch Verantwortliche in den Instituten (nach Vereinbarung) importiert werden.

Gibt es für mich auch noch weitere, individuelle Mehrwerte?
Ja, ganz viele: Die KIT-Bibliothek validiert Ihre Veröffentlichungen und stellt sie über mehrere Services für Sie bereit:
  • KITopen Publikationslisten bieten eine flexible und tagesaktuelle Darstellung direkt im Webauftritt Ihres Instituts bzw. auf Ihrer Forschungsseite.
  • KITopen Sharing ermöglicht die interoperable Nutzung in weiteren Literaturverwaltungsdiensten und Forschungsprofilen.
Lieferung der Volltexte – wie unterstützt mich dabei die KIT-Bibliothek?

Nicht jeder Volltext muss der KIT-Bibliothek im Einzelfall geliefert werden, da viele Publikationen bereits über andere Wege Open Access verfügbar gemacht wurden. Die KIT-Bibliothek recherchiert regelmäßig diese Informationen und erfasst sie in KITopen.

Tipp: Veröffentlichen Sie Ihre Volltexte in nur drei Schritten in KITopen:

  • Sichten sie zunächst Ihre Publikationen in KITopen und filtern die Publikationsliste gezielt nach "Ohne Open-Access-Verfügbarkeit".
  • Sie erhalten eine detaillierte Auflistung Ihrer Veröffentlichungen, die noch nicht Open Access verfügbar sind.
  • Über den "Hochladen"-Button können Sie jetzt die Volltexte bequem uploaden und damit veröffentlichen. Rechtliche Optionen werden angezeigt.
Was heißt Lieferung der Volltexte "gemäß der Open-Access-Richtlinie der Helmholtz-Gemeinschaft entsprechend der Vorgaben des KIT"?

Die Helmholz-Gemeinschaft fordert ihre Forschenden auf, die Publikation im Verlagslayout ("Verlagsausgabe") oder das "final draft" ("begutachtetes Manuskript" bzw. "Postprint") Open Access zur Verfügung zu stellen. Manche Verlage erlauben dies nur mit bestimmten Veröffentlichungssperren („Embargos"). Beim Upload der jeweiligen Volltexttypen in KITopen werden bei Verlagspublikationen rechtliche Optionen der Zweitveröffentlichung und eventuelle Embargovorgaben angezeigt.

Was mache ich, wenn ich die Datei des Postprints/begutachtetes Manuskript nicht mehr habe?
Kein Problem: Wir bieten dafür einen Extra-Service an. Übermitteln Sie uns das finale PDF zur weiteren Bearbeitung durch die KIT-Bibliothek.
Wie rechtssicher ist eine Zweitveröffentlichung im zentralen Repository KITopen?

Die KIT-Bibliothek vertraut darauf, dass Sie beim Publizieren verantwortlich mit Ihren Autorenrechten umgehen. Falls Sie sich bei Verlagspublikationen über Ihre rechtlichen Optionen nicht sicher sind, erhalten Sie im Upload-Dialog über eine "Ampelanzeige" Hinweise.

  • Bei Zeitschriftenaufsätzen haben die Open-Access-Initiativen und die Rechtsprechung der letzten Jahre dazu geführt, dass Sie Ihren Artikel unter bestimmten Bedingungen rechtssicher zweitveröffentlichen können ("grüne Ampel").
  • Bei Proceedingsbeiträgen und Buchaufsätzen zeigt Ihnen die "grüne Ampel" die Mindestanforderungen der Helmholtz-Gemeinschaft an.
  • Zur Absicherung Ihrer Rechtssicherheit erbittet die KIT-Bibliothek im Falle einer "gelben" oder "roten" Ampel zusätzliche Angaben bezüglich individuellen, mit dem Verlag ausgehandelten Veröffentlichungsrechten.
Muss ich als Wissenschaftlerin bzw. Wissenschaftler alles selbst machen?
Die KIT-Bibliothek bietet die Möglichkeit, dass die Erfassung der Publikationen sowie der Upload von Volltexten auch zentral über Verantwortliche in den Instituten erfolgen kann, um die einzelnen Forschenden zu entlasten. Sprechen Sie uns an: Team KITopen, KITopen∂bibliothek.kit.edu

 

Open-Access am KIT

Ist Open Access am KIT verpflichtend?
Nein, aber das KIT fordert seine Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler sowohl in der "Open-Access-Grundsatzposition" als auch über die Open-Access-Komponente der zentralen Meldepflicht für Veröffentlichungen dazu auf. Zudem ist Open Access ein Indikator für die Berichterstattung der Helmholtz-Gemeinschaft.
Gibt es am KIT eine finanzielle Unterstützung für Open Access?
Ja. Für qualitätsgeprüfte Zeitschriftenaufsätze können Sie die Finanzierung über den KIT-Publikationsfonds beantragen. Für einzelne Verlage hat die KIT-Bibliothek zudem vertraglich geregelt, dass die Open-Access-Option für KIT-Forschende kostenlos ist. Bücher und Tagungsbände können Sie über den von der KIT-Bibliothek subventionierten Open-Access-Verlag KIT Scientific Publishing verlegen.
Was muss ich als Autorin bzw. Autor bei meinen Verlagsveröffentlichungen beachten, um Open Access zu befördern?
Falls Sie nicht ohnehin bereits in einer originären Open-Access-Zeitschrift publizieren oder eine entsprechende Open-Access-Option gewählt haben, können Sie über das zentrale Repository KITopen zweitveröffentlichen. Im Idealfall sichern Sie sich dafür im Autorenvertrag die Rechte. Das kann über mehrere Wege erfolgen:
Welche Variante des Addendums von SPARC soll ich für eine Open-Access-Zeitveröffentlichung wählen?
Wir empfehlen die Varianten "immediate access" (Verlagsausgabe ohne Embargo) bzw. "delayed access" (das Postprint kann sofort, die Verlagsausgabe mit sechs Monaten Verzug veröffentlicht werden). Nicht zu empfehlen ist access-reuse.
Muss der Verlag ein Open-Access-Addendum gegenzeichnen, damit es Gültigkeit erreicht?
Das wird unter Juristen kontrovers diskutiert. Nach einschlägiger Meinung muss der Verlag nicht gegenzeichnen, wenn die Autorin bzw. der Autor einen Hinweis auf das Addendum gibt (z. B. bei der Unterschrift im Verlagsvertrag "Zustimmung nach weiteren Bedingungen" bzw. "Subject to Attached Addendum") und der Publikationsprozess daraufhin nicht unterbrochen wird. Ein Beispiel finden Sie hier.
Mein Verlag fordert mich auf, einen "Waiver" bzw. Opt-Out-Option vorzulegen. Was ist zu tun?
Manche Verlage verlangen die Vorlage einer Ausnahmeregelung von institutionellen Open-Access-Policys ("Waiver" bzw. "Opt-out"). Am KIT ist das nicht erforderlich - aber Sie werden um Ihre Mithilfe gebeten: Am KIT beinhaltet die zentrale Meldepflicht für wissenschaftliche Publikationen auch eine Open Access-Option, die sich an der Open-Access-Richtlinien der Helmholtz-Gemeinschaft orientiert. Die Mindestbedingungen sind dabei 12 Monate Embargo für das begutachtete Manuskript. Bitte sichern Sie sich als Autor/in bei Ihrem Verlag die entsprechenden Veröffentlichungsrechte oder publizieren bereits direkt in einem Open-Access-Verlag bzw. in einer Open-Access-Zeitschrift.

 

E-Tutorials

Weiterführende Informationen und erläuternde Videos finden Sie auf Seite "E-Tutorials" im Abschnitt "KITopen/Open Access".